La Importancia de Contabilizar Correctamente la Cuota de Inclusión Laboral 2025

A medida que se acerca el 2025, las empresas de 100 o más trabajadores enfrentan un nuevo año en el cumplimiento de la Ley de Inclusión Laboral. Un aspecto crítico para los equipos de Recursos Humanos será contabilizar correctamente la cuota de inclusión, especialmente considerando los ajustes normativos y las exigencias establecidas en la Ley N°21.690 y sus directrices.

En este artículo, analizaremos las diferencias clave respecto a los años anteriores, la importancia de un control mensual riguroso y cómo actuar cuando un trabajador con discapacidad deja la organización.

1. La Cuota de Inclusión: Diferencias entre 2023, 2024 y 2025

La cuota de inclusión sigue exigiendo que al menos un 1% de los trabajadores en empresas de 100 o más empleados correspondan a personas con discapacidad o asignatarios de pensión de invalidez. Sin embargo, es importante recalcar las diferencias y ajustes en la aplicación durante los últimos años:

• 2023 y 2024: La cuota se calculó sobre el promedio anual de trabajadores en función de la planilla de declaración de cotizaciones al 31 de octubre del año anterior.

  
  

• 2025: El cálculo del 1% se mantiene, pero con un mayor énfasis en la fiscalización y en la comunicación electrónica obligatoria que se debe enviar en enero a la Dirección del Trabajo.

  
  

La clave es realizar el cálculo del promedio anual correctamente, tomando en cuenta los 12 meses previos al 31 de octubre de 2024. Las diferencias respecto a un conteo incorrecto pueden traer sanciones importantes, especialmente si el cumplimiento se basa en medidas subsidiarias (donaciones o servicios inclusivos).

2. Importancia de un Control Mensual de la Cuota de Inclusión

Para cumplir sin contratiempos, es imprescindible llevar un control mensual riguroso de los trabajadores con discapacidad o asignatarios de pensión de invalidez dentro de la empresa. Esto permite:

• Anticiparse a las brechas de cumplimiento y tomar acciones correctivas de manera oportuna.

  
  

• Asegurar la documentación de cada trabajador registrado, facilitando el envío anual de información a la Dirección del Trabajo.

  
  

• Monitorear cambios laborales como la salida o el término de contrato de un trabajador que formaba parte del cumplimiento de la cuota.

  
  

3. ¿Qué Hacer si un Trabajador con Discapacidad Deja de Trabajar?

Un escenario común es cuando un trabajador con discapacidad o beneficiario de pensión de invalidez deja la empresa al inicio de un mes. Ante esta situación, es importante actuar rápidamente para evitar incumplimientos:

1. Identificar la brecha: Actualiza de inmediato el registro interno de la cuota de inclusión.

   
   

2. Reemplazo oportuno: Si es posible, inicia de inmediato un proceso de reclutamiento inclusivo para cubrir el puesto vacante con otra persona que califique dentro del 1%.

   
   

3. Evaluar medidas subsidiarias: Si el reemplazo no es factible, planifica la ejecución de medidas alternativas, como:

   
   

   • Donaciones a proyectos aprobados en el Registro de Donatarios.

   • Contratación de servicios inclusivos con empresas que trabajen con personas con discapacidad.

     
     

4. Documentar los cambios: Mantén un registro claro del trabajador que dejó la empresa y las acciones tomadas para cubrir la cuota.

   
   

Llevar un control mensual no solo garantiza el cumplimiento, sino que también facilita la preparación para la comunicación electrónica anual obligatoria en enero, que informa a la Dirección del Trabajo las acciones realizadas.

4. Conclusión: La Clave Está en la Proactividad

La correcta contabilización de la cuota de inclusión no es solo una obligación legal, sino una buena práctica que permite a las empresas actuar de manera anticipada, evitando sanciones y fortaleciendo sus políticas de diversidad e inclusión. El control mensual riguroso y la capacidad de reacción ante cambios, como la salida de un trabajador con discapacidad, son elementos clave en esta planificación.

En IRV, contamos con más de 10 años de experiencia apoyando a las empresas en el cumplimiento de la Ley de Inclusión Laboral. Desde el cálculo correcto de la cuota, hasta la implementación de medidas subsidiarias y la orientación sobre los cambios normativos, estamos aquí para acompañarte en cada paso del proceso.

¿Necesitas apoyo para tu control de cuota de inclusión y el cumplimiento en 2025? ¡Contáctanos hoy y trabajemos juntos!